PRO-A.C.T.IN.

Rezumatul acţiunii ( Proiectul PROACTIN)

Descriere sumarǎ a acţiunii

propuse

Proiectul constÇŽ într-un " Program de formare profesionalÇŽ a instructorilor", propunându-ÅŸi sÇŽ exploateze mijloacele informaÅ£ionale ÅŸi de instruire, împreunÇŽ cu derularea unor campanii de informare asupra Acquis-ului Comunitar în domeniul Serviciilor PoÅŸtale ÅŸi asupra normelor tehnice specifice acestora, implementate prin implicarea activÇŽ a Operatorilor PoÅŸtali (OP) din noile State Membre, ai reprezentanÅ£ilor din domeniile înrudite ÅŸi a InstituÅ£iilor naÅ£ionale. Scopul acestui proiect constÇŽ în realizarea urmÇŽtoarelor obiective strategice:

• familiarizarea Operatorilor PoÅŸtali din cele 4 ţǎri beneficiare ( România, Bulgaria, CroaÅ£ia ÅŸi Turcia - ţǎri pe care le vom numi în continuare Å¢B) cu Acquis-ul Comunitar ÅŸi implicÇŽrile sale operaÅ£ionale asupra Å¢B.

• consolidarea capacitÇŽÅ£ii OP din Å¢B de a se adapta la modificÇŽrile aferente Acquis-ului Comunitar ÅŸi noilor standarde tehnice.

Propunerea de Proiect reprezintÇŽ o extindere fireascÇŽ a Proiectului Actin, aprobat de cÇŽtre CE, în cadrul programului Phare BSP II., finalizat în 2005, printr-o evaluare extrem de pozitivÇŽ din partea partenerilor sÇŽi ÅŸi a UE/ InstituÅ£iilor naÅ£ionale implicate.

ConsorÅ£iul pentru Proiectul PROACTIN ( numit de aici înainte Proiect) este format din AsociaÅ£ia EuropeanÇŽ a Operatorilor PoÅŸtali ( numitÇŽ de aici înainte PostEurop) , din OP ai celor 4 Å¢B ÅŸi din alÅ£i parteneri asociaÅ£i.

DouÇŽ dintre Å¢B (România ÅŸi Bulgaria) au participat anterior la proiectul Actin ÅŸi au acumulat o experienţǎ semnificativÇŽ privind modul de propagare a efectelor Acquis-ului UE în domeniului Serviciilor PoÅŸtale, prin intermediul reÅ£elei geografice extinse.

Toþi aceºti OP, dispun de asemenea, de o capacitate de comunicare solidÇŽ, în sensul livrÇŽrii de servicii ºi comunicãri spre utilizatori multipli, precum ºi de experienþa unui parteneriat bilateral permanent, cât ºi de un potenþial ridicat al calitÇŽÅ£ii serviciilor în tehnologia comunicãrii informaþiilor. Prin prisma acestor considerente, Proiectul va fi pus în aplicare în mod coerent, în conformitate cu propunerea de proiect referitoare la folosirea echilibratã a resurselor menþionate.

Resursele umane sunt considerate un factor cheie care stimuleazã schimbarea în activitãþile poºtale iar livrarea necesitã îmbunãtãþirea serviciilor ºi contact direct cu clienþii, în multe dintre þãrile din UE, de aceea Proiectul are în vedere resursele umane ca un factor cheie care sã stimuleze schimbarea.

După efectuarea unei analize profunde a constrângerilor existente ÅŸi a nevoilor de formare profesionalÇŽ specifice fiecÇŽrei Å¢B, Proiectul va prevedea un program de instruire a formatorilor, pentru a permite personalului-cheie al OP ÅŸi utilizatorilor de servicii sã înÅ£eleagã avantajele proiectului, sã implementeze ºi sÇŽ aplice noile directive poÅŸtale ale CE precum ÅŸi standardele tehnice ÅŸi de calitate aferente.

Un grup selecþionat de Experþi Instructori, înzestraþi cu aptitudinile necesare unui formator ºi abilităţi tehnice, va instrui ºi va transmite informaþiile cu privire la Acquis-ul Poºtal, în cadrul unor Focus grupuri, altor beneficiari (cursanþii), care sunt reprezentanþi ai pãrþilor interesate din sectorul poºtal, într-un sens larg ºi de asemenea, unui grup selectat de utilizatori de servicii poºtale (IMM-uri, asociaþii de clienþi, administraþie publicã ºi mass-media de specialitate).

Instrumentele (bazã de date, instrucþiuni, vademecum (ghid, îndrumar), chituri informaþionale, pliante etc.), exploatate în cadrul precedentului proiect Actin vor fi puse la dispoziþia pãrþilor implicate în Proiect cât de curând posibil.

Aceste obiective vor fi atinse prin intermediul unor instrumente strategice, precum un program intensiv de "formare profesionalÇŽ a instructorilor" , program care include un suport de învãþare poliglot, o bazÇŽ de date / platformã web poliglotã, aplicaþii de învãþare virtualã (aplicaþii de e-learning), CD-uri de învãþare interactivã ºi materiale interactive on-line.

Procesul de propagare a informaÅ£iilor (seminarii tehnice, vizite de studiu, analize model ale bunelor practici cu privire la Acquis-ul Comunitar în domeniul Serviciilor PoÅŸtale etc.) va juca un rol-cheie în transpunerea Acquis-ului PoÅŸtal în toate cele 4 ţări.
Rezultatele Proiectului, serviciile livrabile ÅŸi instrumentele specifice, exploatate pe parcursul Proiectului, vor avea, după încheierea acestuia, un efect multiplicativ ÅŸi un potenÅ£ial impact viitor în alte ţări candidate (Balcanii de Vest).

2. Relevanţă:

 

2.1. Cât de relevantă este propunerea dumneavoastră raportată la nevoile ÅŸi constrângerile ţării/ ţărilor sau regiunii Å£intă?

Sectorul poºtal al UE a fost caracterizat în ultimii ani, de schimbări tehnologice severe, care demonstrează necesitatea unei reconcilieri între liberalizarea graduală a pieþei serviciilor poºtale si concurenþă, ºi asigurarea unei calităþi durabile în prestarea serviciilor universale (a se vedea UPU, OECD, Banca Mondială , studii prospective UE, ACCORD II PostEurop).

Proiectul este conceput pentru a încuraja OP din Å¢B să conÅŸtientizeze situaÅ£ia, să transfere experienÅ£a acumulată ÅŸi competenÅ£ele tehnice, garantând, în acelaÅŸi timp, calitatea serviciilor ÅŸi a standardelor tehnice specifice cerinÅ£elor UE, în vederea realizării unei pieÅ£e interne a serviciilor poÅŸtale în folosul comunităţilor de afaceri ÅŸi a societăţii civile.

Diferite documente ÅŸi rapoarte ale CE cu privire la sectorul poÅŸtal evidenÅ£iază non-conformitatea cu Acquis-ul PoÅŸtal CE în Å¢B ÅŸi solicită găsirea unor soluÅ£ii durabile, în special în implementarea calităţii serviciilor, armonizarea standardelor tehnice, crearea unei autorităţi de reglementare, impunerea unor principii financiare ÅŸi de tarifare , obligativitatea serviciului universal.

Înainte de a începe programul de formare profesională a instructorilor în cadrul Proiectului, se va efectua o analiză aprofundată (interviuri directe ÅŸi eÅŸantion de analiză, focus grupuri, analiză diferenÅ£iată pe anumite practici), care se va axa pe nevoile ÅŸi constrângerile fiecărui OP din Å¢B.

Analiza va sublinia avantaje (precum piaÅ£a internă a serviciilor poÅŸtale, calitatea serviciilor, satisfacÅ£ia clienÅ£ilor, tarife mai bune, managementul schimbării determinat de obligativitatea serviciului universal), pe care le pot obÅ£ine diferitele părÅ£i interesate, ca rezultat al punerii în aplicare a Proiectului.

2.2 Care sunt potenþialele probleme ce pot fi întâmpinate ºi nevoile care trebuie soluþionate?
- Calitatea serviciilor (Directiva (97/67/CE);
- Contabilitate financiară ºi raportări asupra Directivei (97/67/CE ºi modificãrile ulterioare);

- Responsabilizarea personalul poºtal asupra importanÅ£ei clientului, a marketing-ului, a vânzãrilor ºi a implicaþiilor Acquis-ul Comunitar în domeniu;
- O mai bunã înþelegere a rolului Autoritãþilor Independente de Reglementare în noua piaþă europeană a serviciilor poºtale;
- Lipsa planificării eficiente ºi a instrumentelor ºi metodelor de management.

Alte probleme:
- Incapacitatea de a face faþă unei pieÅ£e în extindere
- Lipsa de conformitate cu standardele tehnice ºi de calitate ale UE

- Dificultãþi în extragerea de informaþii utile din Acquis (de cele mai multe ori din cauza problemelor de limbă întâmpinate)
- Dificultãþi în constituirea unor parteneriate/înfrăţiri bilaterale / multilaterale cu alþi OP din UE pe teme legate de Acquis-ul Poºtal.

2.3 Cine sunt participanþii implicaþi (beneficiari finali, grupuri þintã)?

Proiectul se va axa pe douã grupuri þintã:

Grupul þintã A:
30 de Experþi Instructori în Acquis-ul Poºtal ºi 200 de cursanþi, reprezentând manageri ºi personal ai OP din ÞB.

Grupul þintã B:
80 de reprezentanþi selectaþi din instituþiile naþionale, organizaþii adiacente sectorului poºtal ºi alte servicii publice de interes general, IMM-uri, asociaþii de consumatori, societatea civilã, organisme sectoriale de cercetare, mass-media;
Un grup selecþionat de Experþi Instructori (Grupul þintã A) înzestraþi cu aptitudinile necesare unui formator ºi abilităţi tehnice, va instrui ºi va transmite informaþiile cu privire la Acquis-ul Poºtal celorlalþi beneficiari (cei 200 de cursanþii) ºi altor pãrþi interesate/ focus grupuri (precum IMM-uri, asociaþii de clienþi, administraþie publicã ºi mass-media de specialitate).

2.4 Care sunt obiectivele ºi rezultatele aºteptate?

Pentru a oferi OP din ÞB posibilitatea de a activa în conformitate cu cerinþele Acquis-ului Comunitar Poºtal ºi pentru a oferi servicii de înaltã calitate persoanelor fizice ºi întreprinderilor, în special IMM-urilor, la preþuri accesibile, Proiectul se va axa pe patru obiective specifice:

1. Punerea în aplicare a legislaþiei

specifice pieþei europene/interne ºi mai ales implementarea Acquis-ului Comunitar Poºtal pornind de la experienþele ºi practicile cumulate în cadrul proiectului ACTIN
2. Consolidarea competenþelor existente ale OP din ÞB în tratarea politicilor europene extinse ºi a celor legate de implementarea la nivel naþional.
3. Contribuirea la îmbunãtãþirea sistemelor existente de mÇŽsurare a calitÇŽþii serviciilor ºi a normelor tehnice aferente.

 

4. Consolidarea relaÅ£iilor de înfrăţire existente între UE ÅŸi OP din Å¢B ÅŸi alte posibile ţări candidate.

 

5. Instruirea conducerii şi a personalului pentru a denota o atitudine şi un comportament pro-activ faţă de piaţă şi de clienţi, care să conducă la oferirea de servicii şi facilităţi adecvate.

 

Alte rezultate aÅŸteptate:

 

• livrarea celor mai bune practici de pe piaÅ£a internă a Acquis-ul create de către OP din UE ÅŸi
  dezvoltarea afacerilor OP din ŢB prin soluţii tehnologice noi şi servicii noi;

• Îmbunătăţirea relaÅ£iilor ÅŸi crearea de reÅ£ele între sectorul poÅŸtal din Å¢B ÅŸi clienÅ£i, în special IMM-urile, partenerii sociali, instituÅ£iile implicate
• Îmbunătăţirea aptitudinilor de instructori ÅŸi a competenÅ£elor manageriale ale OP din Å¢B.

2.5 Care este valoarea adăugată a acţiunii (ce adaugă proiectul prin corelarea sa cu acţiunile guvernului (central sau local) şi cu acţiunile implementate de către ceilalţi participanţi care nu sunt state )?

• Proiectul atinge integral sectorul societăţii civile, partenerii sociali, întreprinderi (în special IMM-urile), instituÅ£iile naÅ£ionale/locale, precum ÅŸi mass-media. Astfel OP se pot baza pe o reÅ£ea impresionantă de mii de birouri.

• diversitatea ÅŸi calitatea serviciilor oferite se va armoniza cu cerinÅ£ele firmelor private (mai ales ale IMM-urilor) iar în zonele defavorizate cu precădere, se va lărgi diversitatea serviciilor ÅŸi va creÅŸte calitatea;

• se va perfecÅ£iona abilitatea OP din Å¢B de a crea parteneriate ÅŸi experienÅ£a lor în domeniu poÅŸtal va creÅŸte;

 

• OP din Å¢B vor comunica mai bine cu părÅ£ile interesate ÅŸi cu OP din ţările vecine. Proiectarea, modernizarea ÅŸi demararea unei baze de date / platforme-web noi.

 

 

3. Metodologie ÅŸi durabilitate:
 
3.1 Care sunt principalele activităţi ale proiectului?

Proiectul se va derula pe parcursul a 24 de luni ÅŸi va consta în următoarele activităţi:

 

Grupa 1 de activitÇŽÅ£i	organizarea Comitetului de Coordonare a Proiectului (CCP), activităţile pregătitoare, coordonare, raportare analiză a constrângerilor / nevoilor de instruire, rapoartele despre Å£ară, analize demonstrative cu privire la calitate planurile operaÅ£ionale naÅ£ionale de instruire (pentru fiecare Å¢B) pregătirea de materiale de instruire poliglote (Instrumente de formare profesională a instructorilor, Kituri informaÅ£ionale, Glosare, etc.) proiectarea, modernizarea ÅŸi demararea unei baze de date/platforme -web noi recrutare (instructori, experÅ£i tehnici, etc.), individualizarea cursanÅ£ilor implementarea noii baze de date ÅŸi a platformei web, concepute în mai multe limbi
Grupa 2 de activitÇŽÅ£i	pregãtirea pentru primul workshop de instruire + derularea workshop-ului în sine pregãtirea pentru al doilea workshop de instruire + derularea celui de-al doilea workshop
Grupa 3 de activitÇŽÅ£i	1. vizite de studiu în teren (inclusiv pregătirea pentru acestea) relaÅ£ionate cu studii de caz cu privire la Acquis-ul PoÅŸtal 2. seminarii tehnice naÅ£ionale organizate la nivel intern de fiecare OP din Å¢B 3 reuniuni în Focus grupuri 4. înfiinÅ£area la nivel naÅ£ional a unor Birouri de AsistenÅ£ã + instruirea necesarã 5. organizarea unor campanii de diseminare a informaÅ£iilor în cadrul grupurilor Å£intã ºi colectarea finalã a informaþiilor 6. implementarea noii bazei de date ÅŸi a platformei web, concepute în mai multe limbi 7. conferinÅ£a de închidere de la Bruxelles 8. Evaluarea finalã a programului de instruire 9. Follow-up asupra Proiectului cu OP interesaÅ£i 10. raport final cãtre CE

3.2 Cine vor fi partenerii dvs. principali care vor contribui la implementare, de cât timp dezvoltaþi relaþiile cu ei ºi care va fi implicarea lor în proiect?

• PostEurop va coordona partenerii acestui proiect prin intermediul Comitetului de Coordonare a Proiectului (CCP), va supraveghea ºi monitoriza coerenþa de ansamblu a proiectului ºi informaþiile de la nivelul internetului, precum ºi comunicarea. PostEurop va evalua impactul proiectului ºi va monitoriza efectele asupra þãrilor vecine. Coordonatorul ºtiinþific va fi responsabil de coerenþa între rezultatele aºteptate ºi acþiunile întreprinse. Pentru a realiza aceasta, coordonatorul ºtiinþific va fi susþinut de mai multe echipe de experþi precum Echipa OperaþionalÇŽ, cea de Instruire ºi Echipa care se va ocupa de diseminarea informaþiilor. Activitatea CCP-ului va fi coordonatã de cÇŽtre grupurile de lucru PostEurop deja existente.

• OP din România ºi Bulgaria, precum ºi alþi partenerii din UE vor evalua nevoile de formare, vor recruta atât instructori poºtali cât ºi cursanþi la nivel naþional, vor propune experþi tehnici din UE, vor participa la vizite de înfrÇŽþire bilaterale / multilaterale, vor propaga ºi vor monitoriza rezultatele proiectului.
• OP din Croaþia ºi Turcia se vor ocupa de recrutarea de formatori / cursanþi, vor evalua nevoile lor de formare profesională, vor selecta ºi vor pune la dispoziþie materiale de studiu în mai multe limbi, vor promova campanii de informare ºi de comunicare, apoi vor monitoriza efectele proiectului la nivel naþional.

Durata parteneriatului:
• Fiecare OP din ÞB a dezvoltat ºi menþinut o relaþie organizatoricã permanentã cu PostEurop, încã de la înfiinþarea organizaþiei, în 1993. În 2001, OP din ÞB au semnat înþelegerile ACCORD I ºi ACCORD II pentru adaptarea lor ºi a sectorului poºtal în sens larg la cerinþele Acquis-ului Comunitar Poºtal ºi la standardele tehnice necesare. România, Bulgaria (ºi Turcia, în calitate de observator) au luat parte în calitate de parteneri la proiectul ACTIN, între 2002 - 2005.

3.3 În ce fel va deveni acest Proiect unul durabil?
În urma Proiectului PROACTIN ne aÅŸteptăm ca OP din Å¢B :

• să facă faţă mai bine provocărilor în oferirea unei game complete ÅŸi complexe de servicii pe piaÅ£a serviciilor poÅŸtale;
  să identifice mai bine şi mai rapid noile posibilităţi tehnologice şi de transport de pe piaţă, precum şi sistemele de măsurare a calităţii serviciilor;
  să-ÅŸi îmbunătăţească orientarea spre clienÅ£i, în special spre IMM-uri ÅŸi către consumatorii individuali;
  
  3.4 Vor exista efecte multiplicatoare în urma acestui Proiect?
  Proiectul, în calitate de program de "formare profesională a instructorilor", este conceput să garanteze efecte multiplicatoare semnificative, prin participarea instructorilor, a cursanÅ£ilor ÅŸi a grupurilor Å£intă implicate. Rezultatele proiectului vor fi transmise OP din alte ţări (Balcanii de Vest) ÅŸi de asemenea tuturor părÅ£ilor interesate de acolo. Platforma web a Proiectului PROACTIN va asigura un acces uÅŸor la informaÅ£ii ÅŸi la formarea profesională.
  
  4. Expertiză şi capacitate operaţională:
  
  4.1 Care este experienÅ£a organizaÅ£iei dumneavoastră în managementul de proiect?
  Managerii ÅŸi specialiÅŸtii PostEurop ÅŸi-au demonstrat competenÅ£ele prin participarea la mai multe programe ale UE ÅŸi internaÅ£ionale, precum ÅŸi la proiecte specifice cu privire la calitatea serviciilor, la formarea profesională a instructorilor sau implicându-se în campanii de comunicare, precum ÅŸi ocupându-se de politicile sectoriale complementare ale serviciilor de interes economic general. PostEurop ÅŸi membrii săi au cooperat în proiectele ACCORD II ÅŸi ACTIN, proiecte sprijinite financiar de CE în vederea implementării Acquis-ului Comunitar în domeniul Serviciilor PoÅŸtale ÅŸi a soluÅ£iilor MobilEpost ÅŸi NEPH (New Electric Postman Helper - Ajutor Tehnologic pentru PoÅŸtaÅŸ) pentru îmbunătăţirea mobilităţii ÅŸi a noilor servicii cu valoare adăugată.

 

4.2. Care este experienţa organizaţiei dumneavoastră şi a partenerului (partenerilor) cu privire la problemele ce trebuie abordate?

PostEurop ÅŸi partenerii săi de proiect au lucrat împreună la mai multe proiecte, cum ar fi Accord II, acÅ£iuni multilaterale de înfrăţire între OP din UE, programul UNEX Lite (un proiect de măsurare a calităţii mandatat de Directiva 97/67/CE) ÅŸi proiectul CAPERS (conceput pentru a ajuta OP din ţările candidate să îmbunătăţească transmiterea corespondenÅ£ei).
 
Partenerii acestui proiect au acces la toată expertiza asupra Acquis-ul, la informaÅ£ii privind managementul de proiect, la acÅ£iunile de formare profesională ÅŸi de evaluări / diseminări. ExperienÅ£ele proiectelor anterioare au fost complet integrate în propunerea de proiect.